与数字档案馆相比，智慧档案馆更具档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案馆综合运用-的物联网技术、云计算技术和自动控制技术，构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系，以提高层案管理与档案馆运行的效率和服务水平。但是，仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案馆。真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。从某种-讲，智慧档案馆的“智”可以概括为智能地感知信息，“慧”可以概括为聪明地应对与处置信息。
智慧档案馆管的是档案资源，而智慧档案馆能够在数字档案馆的基础上，通过各类采集终端和多种网络技术，实现物联网、互联网、移动互联网等网络的互通，数字档案扫描，随时采集环境信息和实体档案的动态信息，增强智慧档案信息的获取和反馈，能够实现档案馆中物与物、人与人、人与物的全方面互联互通。
主要组成：智能存储设备系统、智慧档案管理云平台、实体档案管理系统、库房环境管理系统。
从智慧和信息的区别来看，业务数字档案扫描价格，信息基本相当于数据。数据的含义是进行各种统计、计算、科学研究和技术设计所依据的数值，是事实或观察的结果，是用于表示客观事物的未经加工的原始素材，并被认为是信息的表现形式和载体。所以，数据基本上跟信息是一样的东西。随着大数据技术的出现，现在数据一词很流行，业务数字档案扫描，几乎和信息一词在20世纪80年代的流行程度一样。彼时是无事物无信息，现今则是无事物-据；彼时是信息一词泛化，而现今又是数据一词泛化。
智慧档案馆室首先要把档案数据化或信息化。档案数据化是相对于之前的档案数字化而言的，单轨制电子数字档案扫描，是我在2019年的一次讲话中为了区别于此前人们常说的档案数字化而提出来的。其实，它的意思就是把纸质档案或纸质档案数字化图像中的每个字都转换成电脑可以处理的数据或信息，并输入电脑，进入数据库，供人们通过大数据技术进行挖掘和处理。数据是智慧档案馆室的基础。没有数据，-是没有档案内容的所有数据，就不能把数据或信息变成智慧。也可以说，智慧档案馆室是基于数据的，有了数据和各种数据处理技术，才有智慧档案馆室。所以，没有数据就谈不上建设智慧档案馆室。
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