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在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：在整理档案时，常会发现有档案破损、正文与复印件如何区分等情况，为了方便扫描，破损情况---的档案需进行托裱。扫描仪复印件档案需在该份文件的首页右上角加盖蓝色“f”字样，以便在查找利用时区分正文件与复印件。一次校对为了减轻后续工作的工作量，提高扫描速度，将整理后的档案以50%进行抽查，抽查档案是否达到上述整理要求所涉及到的内容。

扫描仪可以将表格识别直接还原成pdf、tiff不压缩、jpeg等格式的文档。可以对图像嵌入横排文本和竖排文本，对表格文本进行自动排版分析。ocr软件主要是由图像处理模块、版面划分模块、文字识别模块和文字编辑模块等4部分组成。图像处理模块：主要具有文稿扫描、图像缩放、图像旋转等功能。通过扫描仪输入后，文稿形成图像文件，图像处理模块可对图像进行放大，去除污点和划痕，如果图像放置不正

扫描仪查验图像的亮度：查验图像的亮度也十分关键，根据与原稿较为，看扫描图像是不是太暗或太亮，太暗或太亮都没法获得理想化的图像。扫描仪将太暗的图像变白，调节伽玛值-疑问是简单的方式，但那样做会使扫描图像丧失信息内容。事实上，查验图像亮度1简单的方式就是说与原稿较为，在cymk方式下尝试读取扫描图像上的颜色值，看其是不是贴近原稿。实际上，扫描全过程几乎全是简易的，可是要获得-的扫描图像，则涉及过多的可变性要素。