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管理体系文件格式化的现象有增无减。标准使用过程中出现的这些现象，降低了管理体系文件的效能和实用性。2000版iso9001标准在管理体系文件方面实现的两个重要目的是：建立一种简单的文件格式以适用于不同规模的组织；文件的数量和内容更切合组织的过程活动所期望的结果。管理体系的四个重要组成部分体现在新版标准条款中的分类。标准中使用的术语产品一词，有双重的含义。术语产品可意指有形的实物产品，也可意指服务。书面征求意见的内容也包括修订标准的意愿、iso9001标准与iso9004标准的各自特点和相互关系、管理体系标准与环境管理体系标准的关系等。

作为先决条件，标准条款0.2过程方法表述了过程的基本特征，标准条款4.1a)提出了对管理体系所包含过程进行识别的要求。值得一提的是，过程识别须考虑的内容有：管理体系的应用范围、组织的功能和目标、组织的结构和管理活动。需考虑的特点有：过程伴随着输入和输出存在；过程可由一项或多项实现同一目标、具有不同功能的活动组合构成。显而易见，如果组织的产品和产品实现过程在挂你体现适用范围内，其管理体系应服务iso9001：2000标准所有条款的要求。但由于组织功能、产品客观特征和标准应用范围的不同，在标准的采用过程中，无论组织是将其全部还是部分产品和产品实现过程置于管理体系的管理范围内，都可能发现存在标准条款不适用的情况。1994版标准的用户向新版标准转换，只需对其管理体系的内容和要求进行相应归类和部分调整。标准条款和要求的可取舍性采用标准的原则之一是符合标准的所有要求，这是标准化活动的一项基本特征。

标准的这一特点可从四个方面表现出来： 任何组织的管理体系应考虑四个应考虑四个重要组成部分：首先是管理职责，包括方针、目标、管理承诺、职责与权限、策划、顾客需求、管理体系和管理评审等项内容。这里所说的管理体系需求是指对选定产品和产品实现过程采用标准的情况；应用范围是指对全部或部分产品和产品实现过程采用标准的情况。无论组织是否对标准条款和要求进行取舍，采标的结果均应表明组织管理体系对标准的符合性。纵览2000版iso9001标准的内容可以发现，标准-了过程识别、对影响因素的控制、持续改进而后体系运行有效性四方面的要求。以过程模式为基础的管理体系，首要的问题使有效识别管理体系所保护哪的过程。