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档案管理系统实现对档案数据进行数据收集、整理归档、移交入库、档案数据管理、档案检索、专题编研、查档登记、鉴定与销毁管理、开放管理、数据统计等功能。
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随着企---的各种信息资料档案数量逐日增多,资料档案的种类日趋多样化,纸质信息存储出现迅速膨胀。而传统的资料档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显,从而致使目前传统的资料档案管理已经不能满足企---的实际需要,主要体现在下面几个方面:
1. 电子或纸质资料档案越来越多,而且分散;
2. 资料档案检索效率低;
3. 归档、借阅、鉴定过程存在障碍;
4. 纸质资料档案容易损坏、丢失、泄密;
5. 电子和纸质资料档案的管理,难以---;
6. 资料档案管理的权限设置不合理;
7. 资料档案管理日志不完整,记录难追溯;
8. 资料档案管理制度执行力度不够。
1.数字化办公 是以信息的输入、处理、输出三大步的处理手段信息化。具体指采用扫描仪把书面信息直接输入到计算机,无须重新录入。然后通过网络技术以电子化方式发送至任何需要该信息的地方,然后通过打印机输出信息,达到信息共享的目的。
2.无纸化管理 无纸化管理是提高工作效率的---途径,可以促进企业管理的提高,降低成本并且同时提高工作效率。实现权责可追、智能搜索,代表着企业具备现代化管理标志。
3.纸质版与电子版共存 纸介质包括所有财务凭证账簿,经济合同 传真件等经营资料,人事档案、通知、规章制度等办公资料,技术部的图纸、代码技术资料等。电子介质包括:电子文档、图纸、源代码等。从信息安全的角度来看,纸质资料档案和电子资料档案的共存将长时间持续下去。从资料档案管理和使用的角度来看,各种有价值的资料档案内容被记录和存档目的就是促进资料档案资源的共享。因此,资料档案管理人员必须做好电子资料档案管理工作,做好电子资料档案和纸质资料档案同步的管理工作,加快纸质资料档案扫描转换过程,逐渐将纸质资料档案转变为电子资料档案。
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