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近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显。
传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，然后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
实现档案资料管理的智能化、信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过rfid标签作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的工作流程。
档案局《档案库房技术管理暂行规定》对档案库房(也适用于---档案室)温湿度要求做了如下明确界定：档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃，相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。
档案库房温湿度规范
xtg- hsjh120恒湿净化一体机集加湿、除湿、空气净化pm2.5、pm10、甲醛、tvoc、纳米光氢离子空气消毒等功能于一体，适用于档案库房、实验室、仓库、博物馆等对环境要求较高的场所，一体机可自动调控环境 湿度、空气，使各项环境参数快速达到要求标准；具备正常和节能两种工作模式，节能模式下可进行按天、周设定设备运行计划，设备按计划自动运行；设备支持远程监控、app 管理功能，可通过系统平台和手机实现 对设备的远程监测和控制。
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