灵活的电子---传阅流程替代了以往的纯手工化流程,使各类文件直接通过oa办公自动化系统迅速而准确的传达到目标。
oa办公自动化系统节约了办公经费,减少了人力浪费。由于收到的所有均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本,和收到的电子---一起均由文件管理人员直接登记到oa办公系统的收文管理栏,并呈送给相关---进行阅批,整个过程完全实现了无纸化,省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节,---减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材,既节省了人力,又节省了财力。
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通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护,防止拷贝打开。
通过这些软件技术,使电子文件的法律效益得到保护。对电子文件加盖电子档号章---其归档依据。电子文件进行分类整理归档后,通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章,保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够---的体现档案的法律依据。
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分类是图书、档案、情报及照片档案归档公司的方法之一,或主要方法之一,但是如果把它作为管理方法和检索途径,势必会造成漏检率高。
原因一,在某些情况下,一张照片可能反映的是一个类或主要是一个类,但是很多情况下,一张照片可能反映的是两个类或三个类或更多的类,随着时代的发展,一张照片涵盖的信息呈多元化,这就为准确分类带来难度。尤其是现在---发稿照片涉及的面之广、照片涵盖的信息之多,使得现在的“类”越来越难分。 原因二,人们对一张照片所属类目的理解难以统一。不同分类人可能把同一张照片分到不同的类,这也为查找带来难度。而且,在分类的把握上,人的主观判断带有的随意性也会导致类目确定的不稳定性,而将这种主观的判断作为检索路径,就容易出现找不到或找不全档案的情况。
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